NPO法人の事務作業を10時間削減！無料で使えるAIツール活用術

# NPO法人の事務作業を10時間削減！無料で使えるAIツール活用術

「AIって難しそう」「うちのNPOには関係ない」と思っていませんか？実は、無料で使えるAIツールを活用するだけで、月10時間以上の事務作業時間を削減できます。

## AIツールで削減できる業務

### 削減効果の目安
- 議事録作成: 30分 → 5分（25分削減）
- メール文章作成: 15分 → 3分（12分削減）
- 企画書作成: 2時間 → 30分（1.5時間削減）
- SNS投稿文作成: 20分 → 5分（15分削減）

**月間削減時間（週1回会議、週3回メール対応の場合）**
= 25分×4回 + 12分×12回 + 15分×12回 = 約7時間！

## 推奨AIツール3選

### 1. ChatGPT（無料版で十分）

**できること**
- 文章の作成・添削
- アイデア出し
- 要約
- 翻訳
- データ分析の相談

**登録方法**
1. [ChatGPT](https://chat.openai.com/)にアクセス
2. Googleアカウントまたはメールで登録
3. すぐに使い始められます

### 2. Notion AI（月額10ドル〜、無料トライアルあり）

**できること**
- 文書の自動生成
- データベース内の情報検索
- 会議メモの要点整理
- ToDoリストの自動作成

### 3. Google Bard（無料）

**できること**
- Googleの情報を活用した回答
- 表計算データの分析
- コードの生成

## 実践的な活用例

### 活用例1: 議事録作成の効率化

**従来の方法**
1. 会議中にメモを取る（30分）
2. メモを清書（20分）
3. 体裁を整える（10分）
合計: 60分

**AIを使った方法**
1. 会議を録音（Google Meet録画機能）
2. 音声をテキスト化（Google ドキュメント音声入力）
3. ChatGPTに要約を依頼（3分）
4. 体裁を整える（2分）
合計: 5分

**プロンプト例**

以下は理事会の議事録のメモです。
正式な議事録形式に整理してください。

[メモを貼り付け]

### 活用例2: 助成金申請書の下書き作成

**プロンプト例**

NPO法人〇〇の助成金申請書を作成します。
以下の情報をもとに、「事業の目的」の項目を400字程度で書いてください。

【団体の活動】
- 地域の子ども食堂運営
- 2018年設立、利用者年間500人

【今回の事業】
- 新規に学習支援スペースを併設したい
- 対象: 小学生20名
- 週2回、1回2時間

**注意**: AIの出力は必ず人間が確認し、修正してから使用してください。

### 活用例3: メール文章の作成

**シーン**: ボランティア募集のメール

**プロンプト例**

NPO法人のイベントでボランティアを募集するメールを作成してください。

【イベント情報】
- イベント名: 地域清掃活動
- 日時: 3月15日（土）9:00-12:00
- 場所: 〇〇公園
- 募集人数: 20名
- 活動内容: 公園とその周辺のゴミ拾い

丁寧で親しみやすいトーンでお願いします。

### 活用例4: SNS投稿文の作成

**プロンプト例**

以下の活動報告を、Xサービス（旧Twitter）用に140字以内でまとめてください。
ハッシュタグも3つ提案してください。

【活動報告】
昨日、地域の小学校で環境教育ワークショップを開催しました。
30名の子どもたちが参加し、リサイクルの大切さについて学びました。
ペットボトルから小物入れを作る工作も大好評でした。

## AIツール活用の注意点

### 1. 個人情報は入力しない

**NG例**
- 会員の氏名、住所、電話番号
- 寄附者の情報
- 企業秘密

**OK例**
- 文章の構成やテンプレート作成
- 一般的なアドバイス
- 公開情報の要約

### 2. 必ず人間がチェック

AIの出力には間違いや不適切な表現が含まれることがあります。

**チェックポイント**
- ✅ 事実関係は正しいか
- ✅ トーンは適切か
- ✅ 不要な情報が含まれていないか

### 3. プロンプト（指示）の質が結果を左右する

良いプロンプトの条件：
1. 具体的な背景情報を提供
2. 出力形式を明確に指定
3. トーン（フォーマル/カジュアル）を指定
4. 文字数制限がある場合は明記

## 導入のステップ

### Week 1: まず試してみる
- ChatGPTに登録
- 簡単な文章作成を依頼（メール1通など）

### Week 2-3: 定型業務に活用
- 議事録要約
- 定型メールの下書き

### Week 4: 応用的な活用
- 企画書の構成案作成
- データ分析の相談

## よくある質問

**Q1: AIを使うとバレませんか？**
A: AIを補助ツールとして使い、必ず人間が仕上げをすれば問題ありません。「ChatGPTを活用して作成しました」と明記するのも誠実な対応です。

**Q2: 有料版に切り替えるべき？**
A: まずは無料版で十分です。使い慣れて物足りなくなったら、有料版（月20ドル）を検討しましょう。

**Q3: スタッフが高齢で使いこなせるか不安**
A: シンプルな使い方から始めれば大丈夫です。まずは「文章を入力して、こう書き直してくださいとお願いする」だけでも十分価値があります。

## まとめ

AIツールは、NPO法人の限られたリソースを最大限に活用するための強力な味方です。難しく考えず、まずは1つの業務から試してみましょう。

### 今日からできること
1. ✅ ChatGPTに登録する
2. ✅ 次の会議の議事録をAIで要約してみる
3. ✅ メール1通をAIで下書きしてみる

---

**AIツール活用をもっと学びたい方へ**: みんなの事務局では、NPO向けAI活用講座を定期開催しています。

[AI活用講座に参加する](#events) | [無料相談に申し込む](#contact)