Google Workspace for Nonprofitsの申請から活用まで完全ガイド

# Google Workspace for Nonprofitsの申請から活用まで完全ガイド

NPO法人の大きなメリットの一つが、Google Workspace for Nonprofitsを無料で利用できることです。通常、企業が月額数千円払って利用するサービスを、NPO法人なら無料で使えます。

## Google Workspace for Nonprofitsとは？

Google Workspace（旧G Suite）は、Googleが提供するビジネス向けクラウドサービスです。

### 含まれるサービス
- **Gmail**: 独自ドメインのメールアドレス（例: info@your-npo.or.jp）
- **Googleドライブ**: 無制限のクラウドストレージ（5ユーザー未満は100GB/ユーザー）
- **Googleカレンダー**: 予定共有とリソース管理
- **Google Meet**: ビデオ会議（最大100人、録画機能付き）
- **Googleドキュメント/スプレッドシート/スライド**: 共同編集可能な文書作成
- **Googleフォーム**: アンケートやイベント申込みフォーム作成

### 通常版との違い
- 独自ドメインが使える
- 管理コンソールで組織全体を管理
- セキュリティとアクセス権限の一元管理
- サポート体制の充実

## 申請の手順

### 必要な準備
1. **NPO法人格**: 特定非営利活動法人（申請中も可）
2. **独自ドメイン**: .orgまたは.jp（推奨）
3. **ドメインの所有権**: DNSレコードで証明可能なこと

### ステップ1: Google for Nonprofitsへの登録

1. [Google for Nonprofits](https://www.google.com/nonprofits/)にアクセス
2. 「登録」ボタンをクリック
3. 組織情報を入力
- 法人名（正式名称）
- 所在地
- 法人番号
- 活動内容

### ステップ2: 審査

- 通常2-3営業日で審査結果が通知されます
- 承認されると、Google Workspaceの申請が可能に

### ステップ3: ドメインの設定

これが最も技術的なステップですが、ゆっくり進めれば大丈夫です。

1. ドメイン取得（お名前.comやムームードメインなど）
2. DNSレコードの設定（MXレコード、TXTレコード）
3. Google Workspaceでドメイン所有権の確認

**注意**: この部分が難しい場合は、専門家に依頼することをお勧めします。

## 実務での活用法

### 1. メール管理の効率化

**Before**: 無料メールサービス（Gmail個人アカウント）
- 組織としての信頼性が低い
- メールの引き継ぎが困難
- スタッフが退職するとメールも消える

**After**: 独自ドメインメール
- info@your-npo.or.jpで組織の信頼性UP
- グループメールで複数人で管理
- スタッフ退職後もメール履歴を保持

### 2. ファイル共有の最適化

**Googleドライブの活用例**
- **共有ドライブ**: 組織全体で使うファイルを一元管理
- **アクセス権限**: 閲覧のみ/編集可能/コメントのみを細かく設定
- **バージョン管理**: 過去30日分の編集履歴を自動保存

**フォルダ構成の例**

共有ドライブ: NPO法人〇〇
├── 01_理事会資料
├── 02_総会資料
├── 03_事業計画・報告書
├── 04_会計資料
├── 05_助成金申請書類
└── 06_メンバー共有

### 3. スケジュール管理

**Googleカレンダーの機能**
- 個人カレンダー + 組織カレンダーの使い分け
- 会議室予約のリソース管理
- イベント参加者への自動リマインダー

### 4. オンライン会議

**Google Meetの便利な使い方**
- 定例会議の録画機能
- 画面共有でプレゼンテーション
- チャット機能でメモ共有

## よくあるトラブルと解決法

### Q1: ドメイン設定がうまくいかない
**A**: DNSレコードの反映には最大72時間かかることがあります。設定後、1日待ってから再確認しましょう。

### Q2: メールが届かない・送れない
**A**: 迷惑メールフォルダを確認。また、MXレコードとSPFレコードの設定を見直しましょう。

### Q3: 容量が足りない
**A**: 不要なファイルを削除するか、有料プラン（Google Workspace for Nonprofits割引あり）への移行を検討しましょう。

## まとめ

Google Workspace for Nonprofitsは、NPO法人の業務効率化に欠かせないツールです。初期設定は少し難しいかもしれませんが、一度設定すれば長期的に大きなメリットを享受できます。

### チェックリスト
- ✅ Google for Nonprofitsに登録済み
- ✅ 独自ドメインを取得済み
- ✅ ドメイン所有権の確認完了
- ✅ メールアドレスの移行計画を立てた
- ✅ スタッフへの使い方研修を実施

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**サポートが必要な方へ**: みんなの事務局では、Google Workspace for Nonprofitsの申請代行から初期設定、運用サポートまで一貫してサポートしています。

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